Rechercher

10 conseils pour gérer votre temps et raccourcir vos journées de travail

Mis à jour : juin 14

Voir les autres articles du blog


Selon une étude de l’INSEE , « les cadres à temps complet déclarent, en moyenne, les durées les plus longues tant annuelle (1 834 heures en 2018) qu’hebdomadaire (43,1 heures) ». Cette étude montre aussi que 40 % des cadres dépassent les 40 heures de travail hebdomadaires, et que 24 % vont au-delà des 45 heures. [source Emploi, chômage, revenus du travail, édition 2019 - Insee Références].


Parfois, une partie du travail est emmenée à la maison, afin de pouvoir concilier de front, obligations personnelles et professionnelles. Pourtant, la capacité des travailleurs à profiter de leur temps libre est un facteur primordial pour assurer une motivation durable et éviter le burn-out.


Voici 10 clés pour être plus productif au travail, gérer votre organisation et tenir vos délais, tout en ne rallongeant pas vos journées.



1. Priorisez vos tâches


Classifiez vos tâches selon leur urgence et leur importance.



Définir le caractère urgent d’une tâche nécessite de connaître la dead-line et la durée de traitement de celle-ci. En effet, une tâche devant être réalisée pour après-demain n’est pas forcément urgente, si la durée de sa réalisation est très courte : vous pourrez dans ce cas la reporter à demain. À l’inverse, une tâche demandant plusieurs jours de travail, et devant être réalisée pour J+5 par exemple, peut être considérée comme urgente, dans la mesure où il est nécessaire de la commencer aujourd’hui pour pouvoir la terminer à temps.


Le caractère important d’une tâche se définit par l’impact de sa réalisation, ou de sa non réalisation. Demandez-vous donc quel est l’impact de cette tâche sur vos facteurs clé de succès (et d’échec), sur l'atteinte de vos objectifs, ainsi que sur vos obligations contractuelles, légales ou morales.


2. Utilisez les outils d’organisation du temps


Il existe de nombreux outils d’organisation du travail à disposition des managers. Voici les indispensables que je vous recommande fortement, quelle que soit votre fonction :


- Agenda papier ou électronique, de poche ou grand format ;

- Liste de tâches en format papier ou électronique (j’utilise l’application task par exemple) ;

- Le planning hebdomadaire ;

- Planning journalier ;

- Liste de tâches pour votre équipe ;

- Le rétroplanning projet ;

- La boîte à idée personnelle, pour ne rien oublier de vos illuminations.

Je vous invite à consulter mon article sur les outils de gestion des tâches pour plus de détail sur leur utilisation.


3. Évitez les perturbations


Après avoir été perturbé en plein travail, il nous faut, selon les études, entre 15 et 30 minutes pour retrouver toute sa concentration, et donc son rythme maximal d’exécution des tâches. Pensez donc à travailler dans un environnement calme, dans lequel vous ne serez pas interrompu. Pour garantir votre disponibilité, vous pouvez mettre en place des créneaux horaires avec un systèmes d’heures de permanence et d’heures de travail individuel, pendant lesquelles seules les urgences immédiates pourront vous perturber.


Certains postes demandent une permanence constante et parfois l’environnement de travail est organisé en open-space, ce qui ne vous permet pas de vous isoler. Dans ce cas, limitez les interruptions en écartant celle qui proviennent de votre sphère personnelle. Vous gagnerez en productivité et donc en temps personnel pour profiter pleinement de vos proches sans avoir à travailler à domicile. La solution magique : le mode avion. Notre smartphone est devenu un véritable nid à perturbations. Le cabinet de conseil Deloitte a calculé qu’en moyenne, un français regarde 2716 fois par jour son téléphone ! Si c’est votre cas au travail, rendez-vous bien compte que vous n’êtes donc jamais à 100 % de votre potentiel de productivité. Alors allumez le mode avion si vous le pouvez, où dès à présent, prenez votre téléphone, ouvrez votre menu des notifications et supprimez toutes celles qui ne vous sont pas obligatoires et que vous pourrez regarder plus tard en choisissant vous-même le moment et l’endroit. Vous en ressentirez immédiatement les bienfaits.


4. Arrêtez la procrastination


La procrastination est la tendance à remettre systématiquement au lendemain certaines tâches. Il s’agit souvent des tâches que l’on n’aime pas réaliser. Lorsque vous procrastinez, vos tâches non urgentes deviennent alors urgentes (parfois même en retard). Vous finissez-donc par travailler constamment dans l’urgence, à la dernière minute, avec une capacité limitée à vous organiser et à planifier vos tâches pour qu’elles se réalisent de manière plus productive. C’est alors que votre journée se termine et que vous avez seulement traité vos tâches en retard. Vous rallongez votre journée ou ramenez le travail chez vous pour pouvoir réaliser l’urgent.


Si vous êtes dans ce cas, un conseil, mettez un bon coup de pédale pour vous mettre à jour dans votre travail, et repartez de bon pied en priorisant les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, non plus en fonction de vos aversions et inclinations.




5. Optimisez votre ergonomie et votre environnement


L’environnement dans lequel vous travaillez y est pour beaucoup sur votre productivité. Organisez votre poste de travail de manière à minimiser le temps nécessaire pour réaliser chaque tâche. Par exemple, si vous utilisez l’imprimante toutes les 10 minutes, et qu’elle se trouve dans la pièce d’à côté, vous faites 6 allers-retours par heure. Non seulement vous perdez du temps en vous déplaçant, mais en plus vous risquez d’être perturbé en croisant quelqu’un ou quelque chose qui retiendra votre attention. Vous mettrez à chaque fois au moins 15 minutes à vous reconcentrer sur votre tâche. Pensez donc à réorganiser votre poste de travail pour qu’il soit adapté et qu'il vous permette de gagner du temps.

D’autre part, l’aspect ordonné de votre environnement aura un impact positif sur votre sentiment de bien-être au travail et donc sur votre productivité.


6. Planifiez vos pauses


Nombre d’études montrent que prendre des pauses permet d’être plus productif au travail. En revanche, prendre trop de pauses, ou en prendre lorsque vous n’en avez pas réellement besoin, est une perte de temps. Pour ceux qui ont la liberté d’organiser leurs pauses, je vous recommande la méthode Pomodoro. Divisez le temps de travail nécessaire à la réalisation de vos tâches en tranches de 25 minutes. Entre chaque tranche, prenez une courte pause de 5 minutes. Toutes les 2 heures, prenez une pause plus longue de 15 à 20 minutes. Cela peut vous paraître beaucoup, mais vous rattraperez le temps de pause en efficience dans la réalisation de vos tâches. Ces temps de pause sont nécessaires pour maintenir votre productivité à son maximum, tout au long de la journée.


7. Mettez de l’ordre dans vos documents


Rien de pire que de chercher pendant 10 minutes une feuille volante dans un tas de papiers posé sur le coin du bureau, pour au final se rendre compte qu’elle a été rangée dans les feuilles de brouillon, dans l’imprimante ou encore que votre collègue est en train de s’en servir pour réaliser sa to-do list à son verso. Qui n’a jamais piqué une crise de nerf dans un cas comme celui-ci ? Vous gagnerez un temps précieux à classer tous vos documents utiles. N’imprimez que le nécessaire, rangez vos documents papiers dans des dossiers et des classeurs, de préférence. Utilisez des intercalaires (par mois, par date, par ordre alphabétique…) et des classeurs de couleurs différentes (rouge pour le RH, bleu pour les contrats, vert pour les rapports…), de manière à habituer votre œil qui les retrouvera de plus en plus rapidement au fil des utilisations.

Faites de même dans votre ordinateur. Tous les fichiers sont rangés dans des dossiers et sous-dossiers. Nommez chaque fichier explicitement en fonction de son contenu afin de le retrouver rapidement en cas de recherche par nom. Faites une sauvegarde régulière de vos données (utilisez un cloud). Cela évitera les pertes de temps lorsque l’ordinateur plante et que l’on perd ses dossiers !


8. Sachez déléguer et dire « non »


Dans la mesure où vous avez optimisé votre organisation de travail et que vous estimez que vous ne pouvez pas ajouter à votre liste la tâche que l’on vous demande, vous devrez prendre conscience du fait que vous ne pouvez pas tout faire. 2 solutions s’offrent à vous.


La première est de déléguer. Attention, il ne s’agit pas de faire de la « délégation poubelle », c’est-à-dire déléguer des tâches sans aucune valeur ajoutée. Chaque tâche déléguée doit apporter une valeur à celui qui l’exécute, que ce soit dans son contenu ou dans le feedback que vous lui donnerez après sa réalisation.


La seconde solution est tout simplement de dire « non » ou de remplacer une tâche existante. Vous avez le droit de dire « non » à vos collègues, à vos collaborateurs, comme à votre manager. Si votre organisation est sans faille, et que vous et votre équipe êtes au maximum de votre potentiel de production, accepter une tâche supplémentaire sans moyen supplémentaire vous obligerait à pénaliser une autre tâche. Vous devez faire des choix pour assurer la qualité de son travail.


9. Oubliez le multi-tâches


Les dernières études sur le sujet démontrent que seulement 2% des personnes ont une capacité à réaliser plusieurs tâches en même temps, ou à passer successivement d'une tâche à l'autre sans perdre en productivité. Au contraire, cela provoquerait une perte de 40% de la productivité. Le multi-tâche, qui est une succession d'interruptions d'une tâche par une autre. Si on prend en compte le temps de retour à la concentration nécessaire après une interruption, on en conclut que le multi-tasker n'est jamais concentré. Prenez les tâches une par une, dans l'ordre de priorité.


Débarrassez-vous de l'urgent et de l'important dès le début de votre journée, pour que le reste du temps soit du "plus" et que vous puissiez gérer votre fin de journée comme bon vous semblera. Cela vous évitera d'avoir des morceaux de tâches urgentes à accomplir par-ci par-là.



10. Développez l’autonomie de votre équipe


J’aime dire que l’on se rend compte qu’un manager est un leader lorsqu’il n’est pas là ! En effet, une des missions du manager est de rendre son équipe autonome dans son travail. Développez l’autonomie de votre équipe va vous demander du temps et de l’énergie, mais aussi de faire confiance. Pour cela, formez, donnez du sens, responsabilisez, acceptez les erreurs, donnez des objectifs, définissez le cadre de travail et créez les conditions pour que le groupe s’organise par lui-même. Évitez de donner toutes les solutions, mais, à l’image d’un coach, guidez les personnes pour qu’elles trouvent leurs propres solutions.

Plus votre équipe sera autonome, moins vous aurez besoin de faire et de contrôler. Vous gagnerez du temps pour prendre du recul dans votre poste et réaliser vos tâches urgentes et importantes en toute sérénité.



Vous détenez maintenant les clés pour travailler de manière plus productive, respecter vos délais et diminuer vos heures de travail, pour un même ou un meilleur résultat. Le télétravail est devenu une tendance dans cette période de Covid-19. Vous rencontrerez sûrement certaines difficultés que vous ne rencontriez pas en entreprise. Pensez à vous organiser tant que faire se peut « comme au boulot » et à suivre ces même conseils, même dans votre cocon intime.

Et vous ? Quelles sont vos astuces pour gagner du temps et écourter vos journées ? Parvenez-vous à mettre en application mes conseils ?

53 vues1 commentaire

Copyright © nhmanagement 2020