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Les 10 règles de base de la communication interpersonnelle

Mis à jour : juin 14

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Il existe des dizaines de théories sur le thème de la communication, toutes plus intéressantes les unes que les autres (ou pas d'ailleurs !). Il serait prétentieux de dire que l'on peut résumer en un article la recette idéale pour communiquer efficacement. Cependant, voici 10 conseils pour faire en sorte que la communication remplisse sa mission de base : porter un message clair et précis à son destinataire.


1. Donner du sens


Vous devez capter l’attention de votre interlocuteur, éveiller son intérêt et favoriser sa compréhension. Selon ce que vous avez à lui dire, il sera nécessaire de le mettre dans de bonnes conditions d’écoute active et d’ouverture. Pour cela, commencez par le « pourquoi » de votre message : en d’autres termes, donnez du sens. En introduisant vos propos par le « pourquoi », vous démontrerez d’entrée de jeu l’impact et l’enjeu de ce qui va suivre. Vous donnerez de l’importance à la suite de votre message. Vous pouvez ensuite aborder le « quoi » et le « comment », vous aurez ainsi beaucoup plus de chances que la personne soit attentive et intéressée.


Un exemple : "Notre dernière enquête client nous a appris que la qualité est leur attente numéro 1 et que nous ne sommes pas au rendez-vous sur ce point-là. Nous perdons donc des parts de marché" (pourquoi). "Nous allons donc devoir refondre notre process de production" (quoi). "Pour ce faire, nous allons travailler par petits groupes des réflexion devant résulter sur une organisation pour la fin du mois" (comment).


2. Créer un climat de confiance et le maintenir


Lorsque vous communiquez, il est essentiel que vous vous préoccupiez de la façon dont va être interprété le message. Votre interlocuteur doit avoir confiance vous et en vos intentions. Ainsi, en travail de fond, il vous faudra créer un climat de confiance au quotidien avec votre équipe. Pour cela, il vous sera nécessaire de travailler votre crédibilité managériale au jour le jour. Au moment de l’acte de communication, utilisez la force du langage non verbal pour attiser la confiance : regard, sourire, ton de voix et gestes sont autant de signes qui instaureront (ou pas) la confiance dans votre relation avec votre interlocuteur.



3. Avoir un objectif clair et précis


Votre communication, pour être efficace, doit avoir un objectif bien précis. Une communication sans objectif mène souvent à un résultat qui au final est à 100 lieux du message que l’on souhaitait passer. Vous avez sûrement déjà entendu communiquer une de ces personnes qui parlent et dérivent tellement qu’elles ne se souviennent parfois même plus où elles voulaient en venir. C’est parfois drôle, voire prenant, car on en apprend beaucoup, mais au final totalement inefficient. Avant de communiquer, prenez soin de définir votre point A de départ et votre point B d’arrivée, ainsi que votre objectif. On communique pour passer un message et le langage que vous choisissez, ainsi que les thèmes que vous abordez, doivent toujours être dirigés vers cet objectif initial.


4. Encourager l’autre à s’exprimer


La communication, lorsqu’elle n’est pas exclusivement descendante, doit motiver l’interlocuteur à s’exprimer. Quel meilleur moyen pour cela que de poser des questions ouvertes ? Ce type de question pousse à la réflexion et à l’expression. C’est alors que le dialogue s’enrichit. Lorsque vous vous sentez bloqués dans un dialogue avec une personne mal-à-l’aise, posez-lui une question ouverte pour que la conversation reparte.


5. Faire silence et écouter


Ne craignez pas les blancs. Lorsqu’ils viennent de votre interlocuteur, après lui avoir posé une question, ils sont souvent le signe de l’attention de l’autre et de sa volonté de donner une réponse adéquate. Lorsqu’il vient de la personne qui porte le message il a un tout autre intérêt. Il s’agit de la « technique des blancs ». Au milieu de votre discours, à la fin d’une phrase que vous considérez importante, stoppez net. Regardez votre interlocuteur et restez silencieux. Vous apprendez alors beaucoup de sa réaction à ce moment-là. D’abord, vous saurez s’il vous écoute avec attention. Sans quoi, vous devrez répéter ou reformuler vos propos après vous être assuré que vous avez toute son attention. Ensuite, le blanc donnera de l’impact à ce que vous venez de dire. Enfin, le blanc va vous permettre de savoir réellement ce que pense votre interlocuteur. En effet, pour éviter le malaise lors d’un blanc, les personnes ont tendance à dire la première chose qui leur vient à l’esprit, avec moins de filtres. Vous pourrez ainsi davantage maîtriser l’interprétation et la portée de votre message.



6. Parler de l’autre, se centrer sur lui et le lui montrer


En tant que manager, et plus généralement en tant que communicant en milieu professionnel, vous êtes sensé nourrir l’intérêt de votre interlocuteur : l’informer, le motiver, l’impliquer, le développer… Votre communication doit donc être tournée vers l’autre et centrée sur lui. Ton collaborateur doit sentir que tu vous vous intéressez à lui. Vous pouvez bien évidemment parler de vous, en faisant partager votre expérience par exemple. Mais il est important de toujours le faire dans l’objectif d’apporter une valeur à l’interlocuteur et donc, de mettre son égo de côté. Ne cherchez pas à obtenir sa reconnaissance dans votre communication. Il vous en donnera d’autant plus que vous vous intéressez réellement à lui.


7. Reformuler


Un moyen efficace de s’assurer de la compréhension et de l’interprétation d’un message est de le reformuler. Faire reformuler vos messages vous servira à confirmer que la personne a bien compris. C’est dans les difficultés qu’aura votre interlocuteur à exprimer ce que vous venez de dire, que vous vous rendrez compte des failles de votre communication. À l’inverse, lorsque vous êtes en mode écoute, prenez l’initiative de reformuler par vous-mêmes. Il ne s’agit pas là de répéter, mais d’en donner votre interprétation, afin d’être certain qu’elle corresponde à l’objectif du message. C’est très utile dans la relation client par exemple, où il est judicieux de reformuler la demande du client en termes de bénéfices, pour être certain d’avoir compris ses motivations. C’est le même principe dans les entreprise, en interne.


8. Être attentif aux réactions de l’autre : attitudes et mots


Si vous observez avec attention toutes les attitudes, vous vous rendrez compte qu’elles vont parfois dans le sens opposé des mots. C’est parfois même très drôle à voir ! Mais le but étant d’être efficace (pas uniquement d’être drôle !), vous allez devoir décrypter le langage non verbal de votre interlocuteur. Une personne qui dit qu’elle est ravie en baissant les yeux, une autre qui dit qu’elle va bien les yeux humides, on ne dit pas toujours la vérité. Que ce soit par pudeur, par peur, par volonté de plaire ou de bien faire, votre rôle sera de détecter ces signes du langage vocal et corporel, et de questionner votre interlocuteur sur ce qui vous semble être la bonne interprétation. Faites-le parler, encore une fois, posez des questions ouvertes.

9. S’adapter à son interlocuteur


Chaque personne est différente. Nous avons des niveaux d’expression et de compréhension qui, en dehors des aptitudes pour la communication, va dépendre des thèmes que l’on aborde. Apprenez à connaître votre interlocuteur pour vous adapter à lui. Sans quoi vous risqueriez soit de l’ennuyer, soit de le noyer. Si vous parlez d’informatique au responsable des systèmes d’information, vous pourrez l'utiliser tous les termes techniques à souhaits ! En revanche, vous exposez le même sujet à une personne qui n'est pas dans ce domaine, assurez-vous de son niveau de compréhension d’un thème qui, a priori, n’est pas son domaine de prédilection. Et en fonction, adaptez votre façon de vous exprimer : mots choisis, niveau de détails, longueur, rythme… Il en est de même pour le niveau de langage et la richesse de votre vocabulaire. Souvenez-vous, même si votre communication peut vous permettre d’être admirés, ce n’est pas là le but, mais bien d’être compris. Donc on mettez votre égo de côté et on adaptez-vous !


10. Utiliser les 3 « dires »


« Dire ce que je vais dire, dire, et dire ce que j’ai dit ». La fameuse méthode des 3 dires que l’on nous enseigne depuis l’école. Vous vous souvenez certainement des rédactions toujours construites avec introduction et conclusion. Nous l’avons donc tous très bien intégré en ce qui concerne la communication écrite. En revanche, à l’oral, on pense souvent inutile d’annoncer et de récapituler. Or, cette méthode s’avère extrêmement efficace. Dire ce que vous allez dire conditionne la personne à l’écoute de l’information à venir. Ainsi, l’interlocuteur ne reste pas dans l’attente d’une information qui n’est pas au sujet du jour. Elle programme aussi son système d’intégration d’information pour accueillir le thème annoncé. La conclusion permet de clôturer la communication sur les idées principales et de permettre au cerveau de les retenir plus facilement.

Et vous ? Quelles sont vos astuces pour une bonne communication ?


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